E-mail récapitulatif administrateur
L'e-mail récapitulatif administrateur vous envoie chaque jour un résumé des commandes impayées sur le point d'être annulées automatiquement, vous laissant suffisamment de temps pour intervenir avant l'échéance.
Disponible depuis la v1.3.0
Vue d'ensemble
Lorsque vous appliquez une politique d'annulation automatique, il existe toujours une courte fenêtre pendant laquelle une commande peut encore être sauvée. Un client a peut-être effectué le virement bancaire sans qu'il soit encore crédité, ou il a simplement besoin d'un appel de relance. Sans le récapitulatif, vous devriez vérifier manuellement le Back Office chaque jour pour repérer ces commandes avant que le délai ne soit dépassé.
Le récapitulatif résout ce problème en livrant un seul e-mail quotidien — programmé selon votre fenêtre d'alerte configurée — qui liste toutes les commandes confrontées à une annulation imminente. Chaque ligne inclut le nom et le numéro de téléphone du client, la référence de commande liée directement à la commande dans votre Back Office, la date de la commande, le montant total et un décompte coloré indiquant le nombre d'heures ou de jours restants.
En bas de l'e-mail, le chiffre d'affaires total en attente à risque est affiché en gras afin que vous puissiez décider rapidement de l'effort à consacrer aux relances.
Le récapitulatif est envoyé au plus une fois par jour calendaire. Si votre tâche cron s'exécute plusieurs fois par jour, seule la première exécution éligible enverra l'e-mail.
Configuration
- Accédez à Modules > Gestionnaire de modules, trouvez Order Payment Reminders Pro et cliquez sur Configurer.
- Cliquez sur l'onglet Paramètres globaux dans la navigation de gauche.
- Faites défiler jusqu'à la section Admin Digest Email.
- Réglez Admin Digest Email sur Activé.
- Saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir le récapitulatif dans le champ Digest Email. Laissez-le vide pour utiliser l'e-mail de contact principal de votre boutique.
- Saisissez un nombre dans le champ Alerte avant annulation. Il s'agit du nombre d'heures avant l'échéance d'annulation d'une commande à partir duquel elle sera incluse dans le récapitulatif. La valeur par défaut est
24. - Cliquez sur Enregistrer en bas de la section Paramètres globaux.
- Assurez-vous que votre tâche cron est configurée et s'exécute quotidiennement. Le récapitulatif est envoyé lors de la même ex écution cron qui traite les rappels et les annulations automatiques — aucune entrée cron séparée n'est nécessaire. Consultez Configuration de la tâche cron pour les instructions de planification.
| Champ | Valeur par défaut | Description |
|---|---|---|
| Admin Digest Email | Désactivé | Active ou désactive entièrement l'e-mail récapitulatif quotidien. |
| Digest Email | E-mail de la boutique | L'adresse destinataire du récapitulatif. Si laissé vide, le module utilise l'e-mail de contact de votre boutique (PS_SHOP_EMAIL). Peut être n'importe quelle adresse — une boîte partagée, votre e-mail professionnel personnel ou un alias de support. |
| Alerte avant annulation | 24 heures | Les commandes ne sont incluses dans le récapitulatif que lorsque le temps restant avant leur échéance d'annulation se situe dans cette fenêtre. Une valeur de 24 signifie que les commandes avec 24 heures ou moins restantes apparaissent dans le récapitulatif. Une valeur de 48 vous donne deux jours de préavis. Doit être un entier positif. |
Si vous réglez Alerte avant annulation sur une valeur supérieure à votre période totale d'annulation automatique (par exemple, 96 heures alors que votre période d'annulation est de 3 jours / 72 heures), chaque commande impayée apparaîtra dans chaque récapitulatif dès le premier jour. Commencez par une valeur égale à environ un tiers de votre période d'annulation.
Fonctionnement
Le récapitulatif s'exécute dans le cadre de votre tâche cron quotidienne. Lorsque le cron se déclenche, le module vérifie si le récapitulatif est activé et si au moins une commande impayée se situe dans votre fenêtre d'alerte configurée. Si les deux conditions sont remplies — et que le récapitulatif n'a pas déjà été envoyé aujourd'hui — il génère et envoie l'e-mail.
Contenu de l'e-mail récapitulatif
En-tête — Un titre en rouge indiquant le nombre de commandes en attente d'annulation, suivi d'une phrase expliquant la fenêtre d'alerte utilisée.
Tableau des commandes — Une ligne par commande éligible :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Client | Nom complet du client |
| Téléphone | Téléphone mobile de l'adresse de livraison, ou fixe si aucun mobile n'est enregistré. Affiche un tiret si aucun numéro de téléphone n'est stocké. |
| Commande | Référence de commande, liée directement à la page de détail de la commande dans votre Back Office |
| Commandée le | La date à laquelle la commande a été passée (format jour/mois) |
| Total | Total de la commande dans votre devise par défaut |
| Temps restant | Heures ou jours restants avant l'annulation automatique. Code couleur : vert pour plus de 24 heures, orange pour 12–24 heures, rouge pour moins de 12 heures |
| Action | Un bouton Voir qui ouvre la commande dans votre Back Office |
Chiffre d'affaires à risque — Un bloc mis en évidence indiquant la somme de tous les totaux des commandes éligibles.
Conseil — Un rappel invitant à envisager d'appeler les clients ayant moins de 12 heures restantes, car un appel téléphonique direct permet fréquemment de récupérer la vente.
Limitation quotidienne
Le récapitulatif est envoyé au plus une fois par jour calendaire. Après un envoi réussi, le module enregistre la date du jour en interne. À chaque exécution cron suivante au cours de la même journée, le module compare cette date stockée à la date actuelle. Si elles correspondent, l'envoi est ignoré.
Si aucune commande ne se trouve dans la fenêtre d'alerte au moment où le cron s'exécute, aucun récapitulatif n'est envoyé et la date stockée n'est pas mise à jour. Le module vérifiera à nouveau lors de la prochaine exécution cron.
Interaction avec l'annulation automatique et le mode test
Annulation automatique requise. Le récapitulatif n'a de sens que lorsque l'annulation automatique est active. Le module utilise votre valeur Annuler la commande après (en jours) pour calculer l'échéance de chaque commande. Si l'annulation automatique est désactivée ou réglée sur zéro jour, aucune échéance n'existe et le récapitulatif n'inclura jamais aucune commande.
Le mode test ne supprime pas le récapitulatif. Si le mode test est activé, les e-mails de rappel destinés aux clients sont redirigés vers votre adresse de test — mais le récapitulatif est toujours envoyé à l'adresse Digest Email configurée. Le récapitulatif est une notification interne d'administration, pas un e-mail destiné aux clients.
Éligibilité des commandes. Une commande est incluse dans le récapitulatif lorsque les trois conditions suivantes sont vraies :
- Elle est impayée et correspond à l'un de vos modes de paiement configurés.
- Son échéance d'annulation automatique n'est pas encore passée.
- Le temps restant jusqu'à son échéance est inférieur ou égal à votre valeur Alerte avant annulation.
Exemples d'utilisation
Exemple : politique d'annulation à 7 jours, alerte à 24 heures
Vous avez configuré l'annulation automatique à 7 jours et le seuil d'alerte à 24 heures. Votre cron s'exécute chaque matin à 8h00. Toute commande passée exactement il y a 6 jours et toujours impayée apparaîtra dans le récapitulatif du jour. Vous avez jusqu'à 8h00 demain avant que le module n'annule ces commandes, vous laissant une journée de travail complète pour effectuer les relances.
Exemple : politique d'annulation à 3 jours, alerte à 48 heures
Votre fenêtre d'annulation est courte (3 jours / 72 heures). Vous réglez l'alerte à 48 heures pour que les commandes apparaissent dans le récapitulatif dès le premier jour, et pas seulement dans les dernières 24 heures. Cela vous donne deux jours pour agir avant que la commande ne soit annulée automatiquement.
Exemple : boîte partagée pour une équipe
Vous saisissez orders-team@votreboutique.com comme Digest Email. Chaque matin, la personne de service voit le récapitulatif et gère les relances. Aucune boîte individuelle n'est manquée si quelqu'un est absent.
Remarques importantes
- Le récapitulatif nécessite que la fonctionnalité Annulation automatique des commandes soit activée avec un nombre de jours positif. Sans échéance d'annulation, aucune commande n'est éligible et aucun e-mail n'est jamais envoyé.
- Les liens vers les commandes du Back Office dans le récapitulatif sont construits à partir du nom du répertoire d'administration mis en cache lors de votre dernière visite du Back Office. Si vous avez récemment renommé votre dossier d'administration, ouvrez le Back Office une fois pour que le module mette à jour le chemin en cache avant de vérifier le prochain récapitulatif.
- La limitation quotidienne se réinitialise automatiquement à minuit (limite du jour calendaire, fuseau horaire du serveur). Si votre cron s'exécute à 23h59 puis à nouveau à 00h01, les deux exécutions peuvent envoyer un récapitulatif.
- Le récapitulatif est toujours envoyé à l'adresse Digest Email configurée, quel que soit l'état du mode test.
- Cette fonctionnalité est compatible avec les configurations multi-boutiques. Le récapitulatif est envoyé par contexte de boutique lors de l'exécution du cron.
Résolution des problèmes
| Problème | Solution |
|---|---|
| Aucun e-mail récapitulatif reçu alors que des commandes sont en retard | Vérifiez que Admin Digest Email est réglé sur Activé et que la tâche cron s'exécute. Vérifiez que l'adresse destinataire est correcte et consultez votre dossier spam. |
| Le récapitulatif affiche des commandes déjà annulées | Cela peut se produire si le cron est exécuté manuellement pendant les tests et que la date de limitation a été effacée entre les exécutions. Dans le cadre d'une exploitation quotidienne normale, cela ne se produit pas. |
| Aucune commande n'apparaît dans le récapitulatif malgré des commandes en attente | Votre valeur Alerte avant annulation est peut-être trop faible par rapport à votre période d'annulation. Si les commandes ont encore plus d'heures restantes que votre seuil, elles ne sont pas encore éligibles. Essayez d'augmenter la fenêtre d'alerte. |
| Le récapitulatif est envoyé mais l'annulation automatique ne fonctionne pas | Il s'agit de fonctionnalités indépendantes. Le récapitulatif s'envoie correctement tant que le cron s'exécute et que la fenêtre d'alerte correspond. L'annulation automatique possède son propre interrupteur — confirmez que Activer la fonctionnalité d'annulation des commandes est activé dans les Paramètres globaux. |
| Le récapitulatif est envoyé à la mauvaise adresse | Mettez à jour le champ Digest Email dans les Paramètres globaux et enregistrez. Si le champ est vide, le module utilise l'e-mail de contact de votre boutique comme solution de repli — renseignez-le explicitement pour éviter toute ambiguïté. |
| Les liens de commande dans l'e-mail récapitulatif mènent à une page 404 | Le module construit les liens du Back Office en utilisant un nom de répertoire d'administration mis en cache. Ouvrez le Back Office une fois pour actualiser le chemin en cache, puis vérifiez le prochain récapitulatif. |
Foire aux questions
Puis-je envoyer le récapitulatif à plusieurs adresses e-mail ?
Le champ Digest Email n'accepte qu'une seule adresse. Pour atteindre plusieurs personnes, créez une liste de distribution ou une boîte partagée et saisissez cette adresse dans le champ.
Le récapitulatif est-il envoyé même s'il n'y a pas de commandes à risque aujourd'hui ?
Non. Si aucune commande impayée ne se situe dans votre fenêtre d'alerte configurée au moment où le cron s'exécute, aucun e-mail n'est envoyé et la date de limitation n'est pas mise à jour.
Le récapitulatif sera-t-il envoyé si le mode test est actif ?
Oui. Le mode test redirige les e-mails de rappel destinés aux clients vers votre adresse de test, mais le récapitulatif administrateur est une notification interne et est toujours envoyé à l'adresse Digest Email configurée, quel que soit l'état du mode test.
Comment la valeur « temps restant » est-elle calculée ?
Le module mesure le nombre d'heures écoulées depuis le passage de la commande et soustrait ce chiffre de la fenêtre d'annulation totale (votre valeur Annuler la commande après en jours multipliée par 24). Le résultat correspond aux heures restantes. Les heures partielles sont tronquées à des heures entières dans l'affichage.
Puis-je utiliser le récapitulatif sans activer l'annulation automatique ?
Non. Le récapitulatif repose sur l'échéance d'annulation automatique pour déterminer quelles commandes sont « à risque ». Sans échéance d'annulation configurée, aucune commande n'est éligible et le récapitulatif n'est jamais envoyé. Vous devez avoir l'annulation automatique activée et réglée sur un nombre de jours positif.
La référence de commande dans l'e-mail récapitulatif ne renvoie pas vers la bonne page. Que se passe-t-il ?
Le module construit les liens du Back Office à partir du nom du répertoire d'administration mis en cache lors de votre dernière visite. Si vous avez récemment renommé votre dossier d'administration, ouvrez le Back Office une fois pour que le module mette à jour le chemin en cache, puis vérifiez le prochain récapitulatif.
Pourquoi la colonne téléphone affiche-t-elle un tiret pour certains clients ?
Le module lit le numéro de téléphone depuis l'adresse de livraison associée à la commande. Si le client n'a pas fourni de numéro de téléphone lors du passage en caisse, la colonne affiche un tiret. Envisagez de rendre le champ numéro de téléphone obligatoire lors du passage en caisse si la relance téléphonique est importante dans votre processus.
Fonctionnalités associées
- Annulation automatique des commandes — configurez l'échéance d'annulation que le récapitulatif surveille.
- Configuration globale — où trouver les paramètres d'annulation automatique et l'URL cron.
- Configuration de la tâche cron — planifiez le cron quotidien qui déclenche l'envoi du récapitulatif.
- Messages de rappel — configurez la séquence d'e-mails destinés aux clients envoyée avant l'annulation.